Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung ready4next – ein Angebot der TOPOS Personalberatung GmbH Stand: März 2026 1. Verantwortlicher Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: TOPOS Personalberatung GmbH Geschäftsführer: Florian Koenen, Stephan Löw Hans-Henny-Jahnn-Weg 35 22085 Hamburg Deutschland E-Mail: info@topos-consult.de Website: www.reafy4next.de und www.ready4next.ai Für datenschutzrechtliche Anfragen wenden Sie sich bitte ausschließlich an die oben genannte E-Mail-Adresse. 2. Allgemeine Hinweise Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Einklang mit der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und weiteren anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften. 3. Datenerfassung beim Besuch unserer Website 3.1 Server-Logfiles Beim Aufruf unserer Website erfasst der Hosting-Provider (momentan: Timme Hosting) automatisch sogenannte Server-Logfiles. Diese enthalten: Browsertyp und Browserversion Verwendetes Betriebssystem Referrer-URL Hostname des zugreifenden Rechners Datum und Uhrzeit der Serveranfrage IP-Adresse (anonymisiert) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website). Die Daten werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. 3.2 Cookies Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind. Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten über Ihren Aufenthalt hinaus. Sofern wir nicht-notwendige Cookies einsetzen, erfolgt dies nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. 4. Registrierung und Nutzerkonto Für die Nutzung von ready4next ist die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei erheben wir folgende Daten: E-Mail-Adresse Gewähltes Passwort (verschlüsselt gespeichert) Datum und Uhrzeit der Registrierung Gebuchtes Abonnementmodell Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. 5. Verarbeitung durch den KI-Coaching-Dienst (OpenAI) 5.1 Funktionsweise und Datenfluss Der Coaching-Dienst von ready4next basiert auf Sprachmodellen der OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland (nachfolgend: 'OpenAI'). Wenn Sie im Coaching-Bereich eine Frage stellen oder Unterlagen hochladen, wird Ihre Eingabe an die OpenAI-API übermittelt und dort verarbeitet. Dies umfasst: Den Inhalt Ihrer Chatnachrichten und Anfragen Von Ihnen hochgeladene Dokumente (z. B. Lebenslauf, Anschreiben) im Rahmen der Lebenslauf-Analyse Kontextinformationen der laufenden Sitzung Wir haben mit OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. OpenAI verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Erbringung des API-Dienstes in unserem Auftrag. 5.2 Keine Trainingsnutzung Ihrer Daten Über die API-Nutzung übermittelte Daten verwendet OpenAI nach eigener Aussage nicht für das Training zukünftiger Modelle. Dies ist vertraglich festgelegt. Wir empfehlen dennoch, keine sensiblen Daten Dritter (z. B. Kollegen, Vorgesetzte) in Ihren Anfragen zu nennen. 5.3 Datentransfer in Drittländer OpenAI verarbeitet Daten unter Umständen auch in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Basis der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie unter: https://openai.com/policies/privacy-policy 5.4 Rechtsgrundlage Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines qualitativ hochwertigen KI-Coaching-Dienstes). 5.5 Speicherung von Chatverläufen Chatverläufe werden für die Dauer Ihrer aktiven Sitzung sowie für einen technischen Pufferzeitraum von gespeichert, um die Kontinuität des Coaching-Prozesses zu gewährleisten. Danach werden die Verläufe automatisch gelöscht, sofern Sie keine aktive Buchung unterhalten. Sie können Ihren Chatverlauf jederzeit in Ihrem Nutzerkonto löschen. 6. Zahlungsabwicklung 6.1 Stripe Für die Zahlungsabwicklung setzen wir Stripe ein. Anbieter ist die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Bei einem Zahlungsvorgang werden folgende Daten an Stripe übermittelt: Name und E-Mail-Adresse Zahlungsmittelinformationen (Kartennummer, Ablaufdatum, CVC – diese werden ausschließlich durch Stripe verarbeitet und gelangen nicht in unsere Systeme) Rechnungsadresse IP-Adresse und Transaktionsdaten Stripe ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig. Ein entsprechender AVV wurde geschlossen. Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Datenschutzerklärung Stripe: https://stripe.com/de/privacy 6.2 PayPal Alternativ bieten wir die Zahlung über PayPal an. Anbieter ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg. Bei Auswahl von PayPal als Zahlungsmittel werden Sie auf die PayPal-Plattform weitergeleitet. PayPal verarbeitet dort die für die Transaktion erforderlichen Daten. Wir erhalten ausschließlich die für die Buchungsbestätigung notwendigen Informationen (Transaktions-ID, Betrag, Status). PayPal verarbeitet Daten gegebenenfalls auch in Drittländern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Datenschutzerklärung PayPal: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full 7. Kontaktaufnahme Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation). Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. 8. Speicherdauer und Löschung Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen gilt: Nutzerkontodaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung + 3 Jahre nach Vertragsende Zahlungsdaten und Rechnungen: 10 Jahre gemäß § 147 AO Chatverläufe: Automatische Löschung nach [X] Tagen nach Ende der aktiven Buchung Server-Logfiles: 7 Tage Kontaktanfragen: 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs 9. Ihre Rechte als betroffene Person Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem: Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht Sie können jederzeit Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Art. 16 DSGVO – Recht auf Berichtigung Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen. Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Art. 18 DSGVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie können in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Art. 21 DSGVO – Widerspruchsrecht Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) jederzeit zu widersprechen. Art. 7 Abs. 3 DSGVO – Widerruf einer Einwilligung Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: [datenschutz@topos-consult.de] Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Hamburg ist: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg https://www.datenschutz.hamburg.de 10. Datensicherheit Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über HTTPS (TLS). Zahlungsdaten werden ausschließlich über PCI-DSS-zertifizierte Dienstleister verarbeitet und gelangen zu keiner Zeit in unverschlüsselter Form in unsere Systeme. 11. Auftragsverarbeiter Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein, mit denen jeweils ein AVV abgeschlossen wurde: OpenAI Ireland Limited – KI-Sprachmodell (Chatbot-Funktion) Stripe Payments Europe, Limited – Zahlungsabwicklung PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. – Zahlungsabwicklung [Hosting-Provider, z. B. Vercel Inc. / Hetzner Online GmbH] – Hosting und Infrastruktur Eine vollständige Liste unserer Auftragsverarbeiter stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung. 12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). 13. Datenschutzbeauftragter Die TOPOS Personalberatung GmbH hat einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten (DSB) gemäß Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG benannt. Da ready4next ein Angebot der TOPOS Personalberatung GmbH ist, gilt dieser DSB auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von ready4next. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter: DataCo GmbH Nymphenburger Str. 86 80636 München Deutschland Tel.: +49 (0)89 740 045 840 E-Mail: datenschutz@dataguard.de www.dataguard.de Der Datenschutzbeauftragte ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und darf von uns keine Weisungen bezüglich der Ausübung seiner Aufgaben entgegennehmen. Sie können sich jederzeit direkt und vertraulich an ihn wenden. 14. Aktualität und Änderungen dieser Erklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Datenlage, des Leistungsangebots oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf der Website von ready4next abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail. Stand dieser Datenschutzerklärung: März 2026 Rechtlicher Hinweis: Dieses Dokument wurde auf Basis der DSGVO, des BDSG sowie der zum Zeitpunkt der Erstellung geltenden Rechtslage erstellt. Es empfiehlt sich, das Dokument vor Veröffentlichung durch einen zugelassenen Rechtsanwalt prüfen zu lassen.